Eine eierlegende Wollmilchsau ist genau das was ein Unternehmer braucht um einen Betrieb optimal am Laufen zu halten. Dabei geht es nicht um Optimierung im Sinne von Lohnkürzung, sondern um die Optimierung verschiedenster Aufgabenbereiche und Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens.
Vor einigen Jahren war ich in einer Unternehmensberatung tätig. Dort übernahm ich den “graphischen” Teil. Das heißt, ich habe mich bei Neugründungen und bestehenden Unternehmen um das CI (Corporate Identity) gekümmert.
Viele der Unternehmen die zu uns kamen hatten in der Regel ein Problem, das war der reibungslose Informationsfluss und die Optimierung administrativer Tätigkeiten. Als einfaches Beispiel fällt mir eine Autowerkstatt ein, die sich über die Auslastung keinesfalls beschweren konnte, dennoch stand das Kleinunternehmen auf wackeligen Beinen. Der Grund war die Vor- und Nachbereitung eines Reparaturauftrages. Es bestand eine Schmierzettelwirtschaft, Informationen und Angaben über die Reparatur verschwanden im Laufe des Tages.
Der Inhaber der Autowerkstatt hatte goldene Hände hatte aber keinerlei Bezug zu Verwaltungsangelegenheiten innerhalb des Betriebes. Bis er eine Rechnung schrieb und Kontoauszüge kontrollierte vergingen Wochen, wenn sie denn überhaupt etwas geschah. Manche Rechung wurde überhaupt nicht geschrieben. So kam es dass er auch keinerlei Ahnung hatte was das Finanzamt von ihm wollte, dass er keine Ahnung hatte was die Mitarbeiter tatsächlich erwirtschafteten und er keine Ahnung hatte was im Lager vorhanden war und was nicht.
Diese Abläufe wurden von uns klar strukturiert. Eine Softwarelösung die zugleich Warenbestand, Finanzbuchhaltung, Kundendaten und andere Geschäftsprozesse miteinander verband hat die firmeninternen Abläufe greifbar und sichtbar gemacht. So mußte der Unternehmer nur noch dazu angehalten werden, wenige aber wichtige Eingaben zum richtigen Zeitpunkt in den Computer zu machen. Zugegeben ein einfaches Beispiel ohne Einsatz riesiger Software. Aber dieses kleine Beispiel lässt sich auf eine beliebige Firmengröße und beliebige Branche übertragen.
ERP
Und wie heißt diese Zaubersoftware? ERP ist das Zauberwort. ERP ist die Abkürzung von Enterprise Resource Planning und beschreibt die möglichst effiziente Ressourcennutzung eines Unternehmens mittels IT-Lösungen um letztendlich im Unternehmen die Geschäftsprozesse zu optimieren um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Ein gutes Beispiel für ein durchstrukturiertes Unternehmen ist meine damalige Stammdruckerei mit der ich eng zusammen arbeitete. Sie ist genau das Gegenteil der oben beschriebenen Autowerkstatt. Die Druckerei verwendet eine Software zur Optimierung von Geschäftsabläufen bei Druckereien oder Agenturen. Die Zusammenarbeit mit der kleinen aber feinen Druckerei mit ca. 15 Angestellten war stets übersichtlich und klar. Es gab präzise Termine, ich bekam für meine Kunden hervorragende Druckerzeugnisse und die Druckerei strahlte eine Ordnung, Sauberkeit und Ruhe aus die auf Qualität schließen ließ.
Als ich meinen Ansprechpartner mal fragte wie er die Aufträge plant, gewährte er mir einen Blick auf den Bildschirm. Dort konnte er sehen ob das Papier auf Lager war, sah die Belegung der Maschinen, wusste ob mein Ansprechpartner für die Dateiübernahme (damals war Corel Draw für die Druckereien weniger geläufig als heute) Urlaub hatte oder krank war und er konnte die Druckfertigstellung mit der Auslieferung koordinieren.
Früher war das ein Abfragen mehrerer Stellen im Haus, von der Personalabteilung bis hin zum Lager und Versand bis er Daten hatte die letztlich in einen Wahrscheinlichkeitstermin mündeten. Für meinen Ansprechpartner bedeutete die Einführung dieser Softwarelösung dass er mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben wie Kundenberatung hat.
Umsetzung in der Firma
Eine neue IT-Lösung endet nicht mit der Installation einer Software und dem Verkauf von Hardware. Danach erst beginnt die Arbeit, für den Unternehmer wie auch für den IT-Berater. Dazu gehört die Analyse was benötigt wird, die Integration der Mitarbeiter die Schulung und die ständige Betreuung um nur ein paar wichtige Punkte zu nennen. Dieses merke ich an, da ich ein lebhaftes Beispiel vor Augen habe das genau zeigt wie es nicht ablaufen soll.
Im Bekanntenkreis wollte ein Malerbetrieb mit mehr als 20 Mann sich die Arbeit die man mit Ausschreibungen hat, erleichtern. Ausschreibungen sind Angebotsanfragen mit einem mehr oder weniger umfangreichen Anforderungskatalog. Derjenige der an einer Ausschreibung teilnimmt muß diese Anforderungen in Arbeitsaufwand und Entgelt umsetzen. Letztlich kommt eine Summe heraus die als Auftragsgrundlage dient.
Diese Softwarelösung sollte auch Personal- und Materialsituation berücksichtigen und in die Ausschreibung mit einfliessen lassen. Derartige hat man noch vor vielen Jahren per Hand gemacht. Ausschreibungen waren nicht selten über hundert Seiten dick.
Dieser Bekannte hatte mehrere 10tausend DM in Hard- und Software investiert. Diese wurde geliefert und installiert inclusive einer Einweisung an zwei Nachmittagen. Das Ergebnis war dass sich der Bekannte nach der Einweisung nochmal für ein paar Stunden hinsetzte und versuchte eine Ausschreibung zu erstellen. Die Sekretärin hatte noch nie einen Computer gesehen und tat sich schwer mit der neuen Materie. Da die Zeit häufig drängte griff sie wieder zur Schreibmaschine um Ausschreibungen, Abrechnungen und Personalangelegenheiten festzuhalten. Der Bekannte beugte sich der Weigerungshaltung und die Computer wurden nie eingeschaltet aber regelmäßig geputzt.
Vor ein paar Jahren war das Unternehmen mehr oder weniger unfähig einen Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Erst ein Partner der mit einstieg sorgte für eine Wende und Ordnung kehrte dank branchenspezifischer Softwarelösung ein. Das Dilemma hätte vermieden werden können, wenn die IT-Firma ihre Aufgabe ernst genommen hätte und Versprechen wie Beratung und Kundennähe umgesetzt hätte.
