Meine drei Tools um produktiv zu arbeiten

Ich habe euch in der Überschrift angeschummelt, es gibt eine Reihe mehr an Tools die ich für mich als unverzichtbar halte. Doch die Blogparade (was ist eine Blogparade?), zu dem dieser Artikel entstanden ist, lautet: “Was sind deine drei Tools um produktiver zu sein?”

Also beschränke ich mich auf die Arbeit am Computer und sehe mich nach den drei Dingen um. Das erinnert mich an eine Werbung zu Zeiten als noch Tabakwerbung im Fernsehen lief. Dort hieß es: “Drei Dinge braucht der Mann. Feuer, Pfeife, Stanwell.” Damit könnte ich es belassen bis auf den Schönheitsfehler dass ich keine Pfeife rauche.

Also was brauche ich wenn ich den Computer am morgen anmache? Strom, Kaffee, Zigaretten und Geduld. Meiner Meinung nach zuviel Geduld. Und im übrigen wären das vier Dinge. Daher nochmal ein Anlauf. Auf was möchte ich bei meiner täglichen Arbeit nicht verzichten? Was gibt mir den Mehrwert um produktiv zu arbeiten?

Schritt eins – Selbsterfahrung

Es gibt ganz tolle Hilfsmittel die einen angeblich produktiver machen. Vieles davon halte ich für überzogen und betrachte vieles als Selbstbeschäftigung.

Um zu wissen was man am meisten benötigt ist es nötig etwas in sich hinein zu hören. Ist man organisiert? Bin ich vielleicht körperlich auf etwas angewiesen? Welche Erfahrungen habe ich in Arbeitsorganisation gesammelt? Was ist mein angestrebter Zustand? Was gibt es für Ziele? Was ist dafür nötig?

Die Frageliste ließe sich noch eine Weile fortsetzen. Doch beantworten wir uns zunächst die Frage was Produktivität ist.

Was ist produktiv?

Produktivität ist eine Größe die ein definiertes Ergebnis den eingesetzten Mitteln gegenüber stellt. Stelle ich Salatköpfe her, so wird dem gegenüber gestellt was ich dafür aufwenden musste – vom Samenkorn, über Dünger bis hin zur eingesetzten Arbeitszeit. Je weniger ich einsetzen muss um einen Salatkopf zu produzieren, desto produktiver bin ich.

Schnell wird klar dass ein einzelner selbst großgezogener Salatkopf im Vergleich zu einem Salatkopf aus dem Supermarkt in Sachen Produktivität (und Rationalität) gnadenlos verliert. Ich muss also mehrere Saltatköpfe produzieren um die Produktivität zu erhöhen. Denn es ist produktiver in den Supermarkt zu fahren als den einzelnen Salatkopf selbst zu ziehen.

Dem gegenüber steht, das vergessen viele, dass der Einkauf im Supermarkt auch nicht umsonst ist. Es kommen Fahrkosten und Zeit hinzu um etwas einzukaufen. Kaufe ich einen einzelnen Salatkopf, so sinkt der Vorteil rapide.

Es ist also wichtig sich zu überlegen was produziere ich, wie produziere ich es. Erst dann kann man sich daran machen produktiv zu werden.

Organisation und Ordnung

Organisation und Ordnung sind sicherlich Eckpfeiler des Gebäudes Produktivität. Um bei den Salatköpfen zu bleiben. Es wäre fatal wenn zur Aussaat ich das Beet nicht vorbereitet habe. Und wenn ich es vorbereiten will, ich mein Werkzeug nicht finde.

Als jemand der aus dem Maschinenbau kommt, weiß ich wie wichtig es ist dass das Werkzeug immer an der gleichen Stelle liegt. Dabei ist es egal ob an der Werkbank oder am Reißbrett. Dieses erhöht nicht nur die Produktivität, mindert also unnötige Suchzeiten, sondern es erhöht auch die Sicherheit.

Organisation und Ordnung sind immer vorhanden auch wenn jemand sagt er habe keine Ordnung. Man kann dann höchstens von einer “Un”Ordnung, also einer Ordnung geringer Ausprägung, sprechen.

Als produktiv ist der Grad an Ordnung anzusehen der einen reibungslosen Ablauf gewährleistet. Ordnung als Beschäftigungstherapie ist genauso unproduktiv wie Chaos.

Anmerkung: Mich stört das Wort “unproduktiv” etwas. Für mich ist das produktiv geringer Ausprägung. Denn es gibt ja auch negative Produktivität. Ist das dann “Un-unproduktiv”?

Von der richtigen Ordnung

Ein heikles Thema. Ein idealer Nährboden für Streitigkeiten und Selbstzweifel. Während der eine farbige Ordnerrücken als das Organisationsmittel hält, kann dem der Farbenblinde überhaupt nichts abgewinnen.

In Sachen Ordnung kann man sich auch überorganisieren. Es macht keinen Sinn Büroklammern nach Größe und Alter zu sortieren. Das wäre Vernichtung von Produktivmitteln, nämlich der Arbeitszeit. Ausnahme wäre es, wenn man das als Meditation betreibt und sich dabei erholt.

Ich betrachte Ordnung nicht als Produktivmittel. Für mich ist Ordnung eine individuelle Angelegenheit, vor allem wenn man alleine arbeitet. Ordnung ist ein Eckpfeiler um Produktiv zu sein, aber Ordnung alleine ist noch nicht produktiv. Manche Produktivität verlangt nach einer gewissen Unordnung.

Man merke: Wo Ordnung, da ist Unordnung nicht weit.

Die Fallen der Unordnung

Eine gesunde Unordnung ist nicht schlecht, mitunter sogar produktiv. Nicht alles muss sofort abgeheftet werden. Denn jedesmal muss man einen Ordner hervor holen. Das kann man auch einmal am Tag, einmal in der Woche oder im Monat machen. Das ist mitunter deutlich produktiver als alles einzeln abzuheften.

Falle 1: Unordnung kann man sich schönreden. “Ich bin ein kreativ arbeitender Mensch, daher benötige ich Unordnung.” Ich kann mir nicht vorstellen dass ein kreativ arbeitender Mensch jedesmal nach seinem Farbstift suchen möchte. Auch hier gibt es Ordnung.

Falle 2: Unordnung eignet sich hervorragend dazu um unliebsame Dinge darin zu verstecken. Schnell wandert ein unerledigter Brief in der Ablage. Zunächst quer damit er noch auffällt. Später wird er gänzlich im Papierhaufen untergehen. Es hat keinen Sinn unliebsame Dinge zu verschieben. Sie fallen einem früher oder später auf die Füße.

Falle 3: Unordnung und er Aufwand sich darin zurecht zu finden ist ein schleichender Prozess. Anfänglich findet man ein Schreiben oder eine Rechnung noch recht schnell. Doch im Laufe der Zeit wird der Aufwand immer Größer. Zeit fehlt auf einmal um produktiv tätig zu sein.

Falle 4: Sollte ein telefonisches Kundengespräch sich auf einen Vorgang beziehen der im Chaos sein Dasein fristet so muss man erst einmal das Telefonat unterbrechen, den Hörer beiseite legen oder einen Rückruf tätigen. Der Kunde merkt dass hier Unordnung herrscht und fragt sich zumindest im Unterbewusstsein ob seine Sache tatsächlich gut bei mir aufgehoben ist. Unordnung führt mitunter nicht nur zur sinkenden Produktivität, es kann richtig Geld kosten.

Ich selbst würde mich in Sachen Ordnung bei ca. 5 bis 6 Punkten von 10 möglichen Punkten einordnen. Ich habe also noch deutlich Luft nach oben, wobei 10 Punkte nicht mein Ziel sind. (dieses Photo ist ein Beispiel für 1 Punkt, oder für Chaos frisst Produktivität)

Meine Tools um produktiv zu sein

Nachdem klar ist, dass ich Ordnung als Eckpfeiler der Produktivität empfinde aber nicht als die Produktivität selbst, komme ich zu meinen produktivsten Tools.

Tool 1 – Computer – Ein- und Ausgabegeräte

Ich fasse mal Ein- und Ausgabegeräte als einen Punkt zusammen.

Ich habe zwei Bildschirme – das ist produktiv. Auf dem einen Bildschirm habe ich zum Beispiel meinen Dateimanager und auf dem anderen meine Dokumente zum bearbeiten. So ist es ein leichtes ein Bild in WordPress einzufügen. Ich ziehe nur die Datei in den Editor und habe dabei die volle Kontrolle – super.

Ich brauche eine anständige Tastatur. Ich schreibe im 10 Fingersystem und brauche eine entsprechende Tastatur. Das ist auch der Grund weshalb ich mich mit Laptops schwer anfreunden kann, geschweige denn Tablets oder Smartphones.

Auch ist mir die Maus wichtig. Sie muss meine Hand entlasten und präzise laufen. Mit kleinen Mäusen, möglicherweise kabelgebunden, kann ich nicht vernünftig arbeiten. Eine gute Maus erleichtert mir die Arbeit.

Tool 2 – richtig sitzen

Wer nicht bequem und ergonomisch sitzt wird früher oder später Kreuzschmerzen bekommen. Man wird unruhig und die Konzentration lässt schneller nach als es nötig wäre.

Für mich ist gutes sitzen ein produktiver Faktor.* Zudem kann man wesentlich entspannter in den Feierabend gehen. Mein Motto: Gelassen und aufrecht der Arbeit gegenüber sitzen und sie hat ihren Schrecken verloren.

Tool 3 – Notizblock

Ich probiere es jedes Jahr auf das Neue. Ich kaufe mir einen Terminplaner und führe den auch – für ca. 6 Wochen. Das ist dem Vorsatz zu Silvester geschuldet. Ich sollte mir vornehmen mir einen anderen Vorsatz zu machen. Spätestens Ende Februar wird der Terminkalender nicht mehr geführt.

Im Grunde hasse ich Terminplaner. Ich habe das Gefühl ich werde verplant und kann nichts dagegen tun. Außerdem habe ich in meinem Berufsleben soviel Leute mit Terminplanern gesehen die trotzdem zu spät kamen oder Termine verschwitzten so dass ich mich nach dem Sinn frage. Oftmals sehe ich diese Leute nur in den Planern etwas durchstreichen, neu schreiben und wieder durchstreichen. Ein frustrierender Anblick.

Ich habe einen Block in DIN A6 mit seitlicher Spiralbindung. Ich nutze diesen Block um das zu notieren was zu erledigen ist und was mir als Idee einfällt. Ich streiche das Erledigte durch und das ist ein gutes Gefühl. Ich muss auch nicht Dinge durchstreichen und woanders neu eintragen. Auch das macht frei. Ich habe nicht das Gefühl etwas nicht geschafft zu haben.

Als einzigen Kalender lasse ich einen großen Ganzjahreskalender gelten der an der Wand hängt. Dort sind hauptsächlich Geburtstage und wichtige Termine eingetragen.

Der Rest organisiert sich hervorragend über diesen Notizblock. Im Auto gibt es auch einen dieser Notizblöcke. Hauptsächlich um Ideen zu notieren oder vielleicht um Telefonnummern mit jemanden auszutauschen.

Könnte ich es moderner machen? Klar könnte ich das. Aber ist das besser?

• Ein Notizblock ist nicht auf Strom angewiesen,
• er hat eine dauerhafte Gültigkeit da kein Datum drauf steht und
• ich bin frei in der Platzeinteilung.

Mein Notizblock ist meine Freiheit. Ich liebe ihn. Er hält den ganzen Laden zusammen, wie man so schön sagt. Ich kontrolliere meinen Notizblock und nicht umgekehrt.

Natürlich gehört zu einem Notizblock auch ein Bleistift oder ein gut funktionierender Kugelschreiber. Nichts ist schlimmer als ein Kugelschreiber der mehr auf dem Papier kratzt als schreibt.

Zusammenfassend

Meine drei Tools sind

• Gute Ein- und Ausgabegeräte am Computer
• Ein guter Stuhl
• Mein Notizblock

Ich vermeide Tools wie Passwortmanager oder Onlinetools, möglicherweise noch in der sogenannten Cloud. Darüber habe ich keine Kontrolle. Sollte mir mal etwas passieren, so kommt keiner mehr an die Daten.

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